El proceso de cierre de ejercicio realiza los asientos de regularización, cierre y apertura en contabilidad y guarda los saldos del ejercicio que se utilizarán posteriormente en los informes de contabilidad (balances de situación, pérdidas y ganancias, etc.).
El proceso se puede deshacer en cualquier momento simplemente con el borrado de los asientos generados y se puede volver a realizar las veces que sea necesario.
El único requisito para el cierre es especificar en configuración de la aplicación (grupo general) el ejercicio actual, que es sobre el que se realiza el proceso de cierre y apertura.
La cuenta de pérdidas y ganancias utilizada para la regularización se define en configuración de la aplicación, grupo General. Por omisión aparece la 1290000000 aunque se puede cambiar.
Se realizan 3 tareas para el cierre:
- Regularización. Crea un asiento donde se pasan las cuentas del grupo 6 y 7 con saldo acreedor al Debe y las que tienen saldo deudor al haber y la diferencia (resultado del ejercicio) a la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Cierre del ejercicio. Una vez realizada la regularización, crea un asiento de diario con las cuentas con saldo deudor al haber y las que tienen saldo acreedor al debe para dejar saldadas todas las cuentas.
- Apertura del ejercicio siguiente. Crea un asiento de diario para cargar los saldos iniciales del ejercicio, anotando al debe las cuentas que tenían saldo deudor al cierre y al haber las que tenían saldo acreedor.
REGULARIZACION
Antes de realizar el proceso de regularización hay que calcular el balance de sumas y saldos a fecha 31 de diciembre del ejercicio en proceso, para lo que debe entrar en el menú de Contabilidad, Procesos, opción Balance de sumas y Saldos y pulsar el botón Calcular.
En fecha indicar el 31 de diciembre del ejercicio y en tipo “Sumas y Saldos”. Pulsar el botón Aceptar para calcular el balance.
Una vez calculado, entrar en el menú “Fin de Periodo”, opción “Regularización”.
Aparecerá la fecha en que se calculó el balance y el ejercicio indicado como actual en configuración. Pulsar el botón “Aceptar” y se realizará el proceso de regularización.
CIERRE
Una vez realizado el proceso de regularización, hay que calcular de nuevo el balance de sumas y saldos al 31 de diciembre como en el proceso anterior y a continuación entrar en el menú “Fin de Periodo”, opción “Cierre”.
Al pulsar el botón “Aceptar” se creará el asiento de cierre.
APERTURA
Para realizar el proceso de apertura se deberá cambiar el ejercicio actual en configuración al nuevo ejercicio, en caso contrario aparecerá un error al realizar el proceso de apertura.
En primer lugar, calcular el balance de sumas y saldos al 1 de enero y seguidamente entrar en “Fin de periodo”, opción “Apertura”.
Una vez realizado el proceso de apertura, ya se podrá calcular el balance de sumas y saldos a la fecha actual del ejercicio y aparecerán las cuentas con el saldo inicial, no sólo los movimientos del año.
CALCULAR BALANCE DE UN EJERCICIO CERRADO
Una vez cerrado un ejercicio, si necesita calcular un balance de sumas y saldos donde no se tenga en cuenta los saldos de cierre, hay que calcularlo con el tipo adecuado:
- Sumas y saldos: Se tienen en cuenta los movimientos de regularización y cierre.
- Sin regularización ni cierre: Se calcularán los saldos sin tener en cuenta los asientos de regularización y cierre del ejercicio.
- Sólo regularización: Sólo se tiene en cuenta el asiento de regularización.
- Solo cierre: Sólo se tiene en cuenta el asiento de cierre.
Estas dos últimas opciones son necesarias para el caso de imprimir el diario resumido de regularización o de cierre.